Los avances tecnológicos han dejado el papel casi en desuso, por ejemplo ya casi nadie envía una carta por correo ordinario. Por eso, cada vez son más los usuarios que utilizan los medios digitales para elaborar y transmitir sus documentos, incluso su facturación; en este post te mostramos en qué consiste y cómo debes emitir una factura electrónica.
Contenido
¿Qué es una factura electrónica?
Como su propio nombre indica, una factura electrónica es una factura y, a efectos legales, tiene la misma validez que una en papel.
También denominada factura digital o telemática, este justificante de compra de bienes o servicios se emite y se entrega en formato electrónico.
La única diferencia de una factura electrónica y una tradicional es que, en el primer caso, el destinatario debe dar su consentimiento mediante la firma electrónica.
Desde 2015, la Administración Pública está obligada a emitir las facturas electrónicas, lo que ha ayudado a impulsar este nuevo modelo de facturación; además, es muy beneficiosa para los pequeños empresarios, así como para los autónomos, porque los protege ante la morosidad.
Normativa que rige la facturación electrónica
Todas las facturas, independientemente de si son digitales o en papel, se regulan por el Real Decreto 1619/2012, de 30 de noviembre; en él se incluye las obligaciones de facturación y se establecen las normas que deben cumplir todos los justificantes de pago.
Por su parte, la creación e instauración de las facturas electrónicas en las Administraciones Públicas está regulada por la ley 25/2013, de 27 de diciembre.
Tipos de facturas electrónicas
Fundamentalmente, se pueden distinguir dos tipos de factura electrónica: aquella que tiene formato estructurado y la que no.
- Facturas en formato estructurado: incluyen datos y están pensadas para enviarse automáticamente por los sistemas informáticos de facturación. Además, pueden ser tramitadas por los sistemas de pago y contabilidad con la misma facilidad. Este tipo de registro está basado en el lenguaje XML o EDIFACT, entre otros.
- Facturas en formato no estructurado: cuentan con imágenes, por lo que su introducción en los sistemas informáticos del receptor es más difícil y debe hacerse manualmente. Existen programas capaces de identificar estas fotografías, pero su precio es más elevado. Este tipo suele influir registros en papel escaneados, o PDFs.
¿Cómo hacer una factura electrónica?
Las facturas electrónicas tienen las mismas características que las facturas en papel; la única diferencia es que, en este caso, se debe autentificar al emisor y el contenido del documento, lo que ofrece una mayor veracidad.
Para realizar una factura electrónica es necesario cumplir dos fases:
- Crear la factura: esta debe incluir todos los datos necesarios para su legalidad y, además, debe almacenarse en un fichero de datos.
- Firma digital: cuando la factura ya se ha creado es necesario firmarla mediante un certificado electrónico del emisor. Además, el receptor también debe dar su consentimiento.
Legibilidad, autenticidad e integridad
Según el Real Decreto 1619/2012, de 30 de noviembre, cualquier factura debe garantizar tres aspectos.
- Legalidad: facilitada por el programa que crea o recibe la factura electrónica.
- Autenticidad: la empresa debe verificar la identidad del receptor y el emisor.
- Integridad: asegurar que el contenido no ha sido modificado.
Para garantizar la autenticidad y la integridad de una factura electrónica se puede realizar de distintas formas:
- Con la firma electrónica avanzada.
- Utilizando el Intercambio Electrónico de Datos, EDI.
- Otros medios comunicados a la Agencia Estatal de Administración Tributaria: lo deberán notificar ambas partes antes de utilizarlos y deben ser previamente validados.
- Con controles de gestión habituales del sector empresarial del receptor: estos sistemas deben crear una pista de auditoría que garantice la fiabilidad en la conexión entre la factura y la entrega.
¿Qué necesitas para crear una factura electrónica para las administraciones públicas?
Las facturas electrónicas destinadas a la Administración Pública, además de los requisitos comunes, deben cumplir 3 aspectos.
- Lenguaje informático determinado: Facturae 3.2 ó 3.2.1.
- Firmadas digitalmente con un certificado reconocido.
- Destinatario de la factura: para ello, se debe identificar la oficina contable, el órgano gestor y la unidad tramitadora.
Ventajas de usar facturas electrónicas
Son muchos los beneficios que obtiene una empresa al implantar la utilización de las facturas electrónicas en su negocio. A continuación te mostramos las principales ventajas:
- Disminuye los tiempos de tramitación, incluso el cobro.
- Los datos son de calidad y reduce los posibles errores humanos.
- Facilita la lucha contra el fraude.
- No hay costes de impresión o envío ordinario, con todo lo que ello conlleva.
- Acceso más fácil, ágil y rápido al archivo histórico. Además, evita el extravío de las facturas en papel.
- Es necesario menos espacio para su almacenamiento.
- Elimina el papel y transporte, lo que es muy beneficioso para el medio ambiente.
¿Cómo implantar un sistema para emitir factura electrónica?
Existen sistemas que están pensados para recibir y emitir facturas electrónicas de forma automática y rápida. Cada empresa debe estar identificada con un código específico, un denominado Punto Operacional o GLN; es decir, un número que identifica la ubicación desde la que se emite y recibe el mensaje.
Por otro lado, si lo que deseas es emitir tus facturas electrónicas gratis, lo mejor es que utilices el servicio online de B2B Router.
Formatos de la factura electrónica
El formato más habitual es el EDIFACT, ideado por las Naciones Unidas. Este formato se usa al enviar una factura electrónica entre dos ordenadores; en este caso, el receptor puede modificar y tratar la información.
Otro formato muy utilizado es el PDF aunque, en este caso, el receptor solo puede guardar la factura pero no la puede modificar.
¿Qué es el EDI o el Intercambio Electrónico de Datos?
El EDI, o Intercambio Electrónico de Datos, es un software que permite emitir una factura electrónica. El EDI es un estándar de GS1; es decir utiliza un lenguaje común a nivel internacional.
Pasos para realizar una factura electrónica
A continuación te mostramos los pasos necesarios para realizar una factura electrónica:
- Elaboración del documento: debes cumplir con las normas establecidas en el Reglamento de Facturación. El encabezado debe incluir el término ‘factura’, indicar la fecha y el GLN(Global Location Number), la identificación fiscal de todas las partes, así como la descripción y valoración de los productos y servicios que aparecen. También deben aparecer los impuestos y el total que se debe abonar.
- Elaboración del soporte digital: es fundamental disponer de un programa de facturación que permita crear un documento con los campos requeridos. Lo más recomendable es utilizar un formato estandarizado, como puede ser un PDF.
- Inclusión de la firma electrónica: sirve para garantizar la autenticidad e integridad del documento. Suele ir integrada en el documento.
- Consentimiento del receptor: es fundamental que el cliente confirme el envío con su firma electrónica.
- Expedición de la factura: suele enviarse por email o subiendo el justificante de pagos a una página web. En este segundo caso, lo más habitual es que se haga entrega al cliente de una cuenta para que, desde allí, pueda descargar el mismo los archivos.
- Libro de registro: toda facturación debe estar registrada. En estos casos, la copia puede ser digital o mantener la plantilla y base de datos.
Pero, ¿la factura electrónica tiene el mismo valor que en papel?
La factura electrónica tiene la misma validez legal que en papel porque cumple los siguientes requisitos.
- Consentimiento por parte del destinatario.
- Legibilidad de la factura.
- Autenticidad del origen.
- Integridad del contenido.
¿Se puede hacer una factura electrónica gratis?
En B2B Router se puede emitir una factura electrónica gratis. Este servicio online se encarga de enviar y recibir estos documentos digitales y ayuda a facilitar este procedimiento.
De esta forma, se pueden crear o importar estas facturas desde el sistema de planificación de recursos empresariales de tu empresa; además, puedes realizar un seguimiento del envío desde cualquier dispositivo. Por su parte, los proveedores pueden enviar sus facturas, independientemente del formato, y tú las recibes como desees.