Con el avance de la tecnología, muchos procesos dentro de las organizaciones han evolucionado, simplificándose de formas que hace algunos años eran impensables. La firma electrónica para empresas es uno de estos avances que cada vez cobra más fuerza, tanto en el sector público como dentro de las empresas privadas.
Firmar documentos y contratos sigue siendo un procedimiento habitual, pues la firma es considerada como un signo irrefutable de compromiso. No obstante, la época digital ha conseguido que este acto se estandarice mediante el uso de un software con la capacidad de digitalizar la firma y aplicar mecanismos criptográficos para su validación.
En cuanto a legalidad, las firmas digitales están permitidas si cumplen con el reglamento 910/2014 de la Unión Europea. En este post explicamos más sobre que es una firma digital y el conjunto de ventajas que estas pueden ofrecer a las empresas que incorporan esta tecnología en sus procedimientos administrativos.
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¿Qué es una firma digital?
Una firma digital es un mecanismo criptográfico por medio del cual el receptor de un mensaje tiene la posibilidad de identificar cuál ha sido la entidad emisora del documento y certificar la autenticidad del mismo, confirmando además que no ha sido modificado, alterado o manipulado desde el momento en que fue firmado digitalmente por el emisor.
Se trata entonces de un grupo de datos electrónicos que se encuentran asociados a un documento en particular. Existen empresas especializadas en digitalización de procesos comerciales y administrativos, como es el caso de Camerfirma, las cuales tienen la capacidad de ofrecer sistemas de firma digital para mejorar los procesos de cualquier tipo de organización.
¿Cuáles son las ventajas de una firma digital para empresas?
En principio, uno de los beneficios más importantes de las firmas digitales es la posibilidad de reducir el uso de papel, debido a que es posible enviar y recibir documentos desde cualquier lugar del planeta y almacenar los mismos en formato digital con la certeza de que estos son auténticos. Adicionalmente, es posible mencionar algunas otras ventajas importantes de este sistema:
- Ahorro de tiempo. El CEO de la empresa y cualquier otra persona del equipo que requiera firmar documentos, puede hacerlo de manera sencilla desde el ordenador o cualquier otro dispositivo móvil que tenga a disposición y desde cualquier parte del mundo con acceso a internet.
- Seguridad e integridad en los documentos. Se tiene garantía de que el contenido del documento recibido en formato digital no ha sido modificado o alterado desde su emisión.
- Confidencialidad. El contenido del mensaje solo podrá ser conocido por las personas involucradas en la comunicación y que se encuentren autorizadas para acceder al mismo.
- Mayor control. Los documentos firmados digitalmente pueden mantenerse a resguardo en una plataforma que centraliza la información, tanto en la nube como en dispositivos de almacenamiento local.
- Seguridad a nivel jurídico. Además de ser un sistema regulado, también ofrece la posibilidad de poder rastrear las firmas realizadas, por parámetros como fecha, lugar, etc.