Actualmente, la administración electrónica está ampliamente implantada entre los ciudadanos como en las empresas. Estas últimas se han visto especialmente forzadas en los últimos tiempos a recurrir al uso de plataformas de todo tipo para enviar documentos tales como registros, facturas y otros documentos similares. Sin embargo, esta tendencia también está afectando cada vez más a los ciudadanos a la hora de realizar trámites habituales como solicitar un padrón, realizar gestiones de un contrato de suministros o dirigirse a las administraciones públicas.
En este contexto, se hace necesario disponer de un formato estable y que nos permita que los documentos que vamos a enviar se muestren de la misma manera sin importar el ordenador o el sistema operativo que el destinatario esté utilizando. Afortunadamente, en el mercado contamos con el formato PDF, que cumple sobradamente con todos estos requisitos.
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Qué es un PDF
Un documento PDF es un tipo de archivo cuyas siglas corresponden a Portable Document File, traducido al castellano como formato de documento portátil. Este tipo de archivo tiene la especial particularidad de ser capaz de captar cualquier publicación electrónica y almacenarla, manteniendo su aspecto, sus proporciones y sus características. Un formato que fue inventado en el año 1991 a fin de capturar documentos de cualquier aplicación y enviar la versión electrónica del mismo a quien quisiéramos sin necesidad de que esta persona tuviera que tener un programa específico para su visualización. Hoy día el PDF se ha convertido en un estándar para compartir archivos, reconocido por la Organización Internacional de Estandarización ISO.
La principal ventaja del PDF es que, a diferencia de otras herramientas similares, conserva íntegra la estructura y la visión del documento o de aquellos elementos que hayamos incluido en el mismo. Por tanto, si utilizamos formularios en un formato PDF podemos tener la tranquilidad de que, por mucho que estos se manipulen, no van a alterar su presentación.
Cómo se visualiza un documento PDF
Una de las ventajas de los documentos PDF es que actualmente se pueden abrir con diferentes aplicaciones. La más conocida es Adobe Acrobat Reader, que tradicionalmente ha sido utilizada para abrir esos documentos PDF e incluso poder rellenar los mismos en aquellos modelos autoeditables y que se utilizan para generar formularios que el usuario puede completar con los datos correspondientes. No obstante, en los últimos tiempos esta aplicación se ha integrado en los diferentes navegadores de Internet que tenemos, tales como Microsoft Edge, Firefox o Google Chrome, que permiten abrir directamente archivos PDF y visualizarlos o procesarlos cómodamente. Algo que también ha llegado a los teléfonos móviles, ya que tanto el sistema operativo iOS como Android son compatibles con los formatos PDF e incluyen visualizadores específicos para dichos documentos.
Cómo se crea un documento PDF
La creación de un documento PDF se puede realizar de dos formas: directa e indirecta. La creación directa de un documento PDF se realiza mediante Adobe Acrobat, la herramienta que esta firma ofrece a los usuarios para que diseñen sus propios documentos. Hablamos de un editor de texto completamente libre y con el que es fácil maquetar cualquier documento, añadir textos, fotos y gráficos con comodidad.
Respecto a la forma indirecta, esta se ejecuta mediante los diferentes plugins de exportación que muchas aplicaciones incluyen para guardar documentos en formato PDF. Hablamos de herramientas como el paquete Microsoft Office, en el que todos los programas incluyen la opción de guardar tu documento en este formato.
Como tercera solución, cuando se trata de cómo convertir PDF fácilmente, tenemos que hablar de las soluciones online. Estas páginas se encargan de convertir cualquier formato de archivo a PDF sobre la marcha con solo subirlo a la página correspondiente, tardando apenas un par de minutos en tener listo nuestro PDF.
La importancia de los PDF para manejar documentos
Llegados a este punto, seguramente ya imagines por qué el formato PDF es tan importante a la hora de manejar documentos. Este formato tiene la ventaja de que dichos documentos se van a mostrar sin modificaciones, sin importar quién ni dónde los abre. Algo que resulta fundamental cuando se trata de enviar formularios, solicitudes y otros documentos con formato cerrado. Como ventaja adicional, este documento PDF no es editable, a menos que el usuario utilice Adobe Acrobat. Incluso en este último caso, a la hora de crear el PDF tenemos la opción de bloquearlo para impedir que el mismo sea editado o manipulado, lo que es un extra de tranquilidad a la hora de enviarlo.
En esa seguridad también contribuye el hecho de que el PDF se puede proteger con una contraseña, lo que impediría el acceso a personas que no dispongan de la misma, manteniendo el contenido del documento más seguro frente a miradas indiscretas. Finalmente, el formato PDF es uno de los más aceptados en todo tipo de plataformas administrativas a la hora de enviar documentos, por lo que si lo utilizamos no tendremos problemas respecto al formato del archivo, tal como pasa cuando utilizamos documentos en Word y otros tipos de archivo diferentes.